| 東京都水泳協会個人情報保護規程
第1章総則
(目的)
第1条 この規程は、東京都水泳協会 (以下、「都水協」と言う)が保有する個人情報につき、都水協個人情報保護方針に基づく規程であり、適正な保護を実現することを目的とする。
(定義)
第2条 本規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
(1)個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む)
(2)本人
個人情報によって識別される特定の個人
(3)従業者
都水協の組織内で指揮監督を受け、個人情報の取扱いに従事する者(役員、委員)
(4)個人情報保護コンプライアンス・プログラム
都水協が保有する個人情報を保護するための方針、組織、計画、監査、及び見直しを含む都水協内のしくみのすべて
(5)個人情報保護管理者
会長より任命され、個人情報保護コンプライアンス・プログラムの実施及び運用に関する責任と権限を有する者
(6)利用
都水協内において個人情報を処理すること
(7)提供
都水協以外の者に、都水協の保有する個人情報を利用可能にすること
(適用範囲)
第3条 本規程は、都水協の従業者に対して適用する。
2 個人情報を取扱う業務を外部に委託する場合も、この規程の目的に従って、個人情報の適正な保護を図るものとする。
第2章個人情報の取得
(個人情報の取得の原則)
第4条 個人情報の取得は、利用目的を明確に定め、その目的の達成のために必要な限度においてのみ行うものとする。
2 個人情報の取得は、適法かつ公正な方法により行うものとする。
(個人情報の取得・利用・第三者提供の禁止)
第5条 個人情報については、これを取得し、利用又は第三者に提供してはならない。ただし、法令に基づく場合および本人の同意があり、かつ業務遂行上必要な範囲においてはこの限りではない。
(取得の手続)
第6条 業務において新たに個人情報を取得する場合には、あらかじめ、個人情報保護管理者に利用目的及び実施方法を届け出、承認を得るものとする。
(本人から直接に個人情報を取得する場合の措置)
第7条 本人から直接に個人情報を取得する場合は、本人に対して、次の各号に掲げる事項を書面またはこれに準ずる方法によって通知し、本人の同意を得るものとする。
(1)個人情報の取得及び利用の具体的な目的
(2)個人情報の提供を行うことが予定されている場合は、その具体的な目的、当該情報の受領者または受領者の組織の種類、属性
(3)個人情報の取扱いを委託することが予定されている場合
(4)個人情報を与えることは、本人の任意であること、及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果
(5)個人情報の開示を求める権利、及び開示の結果、当該情報が誤っている場合に訂正又は削除を要求する権利の存在、並びに当該権利を行使するための手続き
(本人以外からの間接に個人情報を取得する場合の措置)
第8条 本人以外から間接に個人情報を取得する場合は、前条第1号ないし第3号及び第5号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知し、本人の同意を得るものとする。ただし、次の各号に該当する場合は、この限りでない。
(1)前条第2号に従って、本人の同意を得ている者から取得する場合
(2)個人情報の取扱いを委託される場合
(3)本人の保護に値する利益が侵害されるおそれのない場合
第3章 個人情報の移送・送信
(個人情報の移送・送信の原則)
第9条 個人情報の移送・送信は、具体的な権限を与えられた者のみが、外部流出等の危険を防止するために必要かつ適切な方法により、業務の遂行上必要な限りにおいてなし得るものとする。
第4章 個人情報の利用
(個人情報の利用の原則)
第10条 個人情報は、原則として、利用目的の範囲内で、具体的な権限を与えられた者のみが、業務の遂行上必要な限りにおいて利用できるものとする。
(個人情報の取扱いの委託)
第11条 個人情報の取扱いを第三者に委託する場合は、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。
第5章 個人情報の第三者提供
(個人情報の第三者提供の原則)
第12条 個人情報は、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供してはならない。
2 個人情報を第三者に提供する場合は、第7条第1号、第2号及び第5号に掲げる事項を書面又はこれに準ずる方法によって通知し、本人の同意をるものとする。
3 前項に基づき個人情報を第三者に提供する場合は、個人情報保護管理者の承認を得るものとする。
第6章 個人情報の管理
(個人情報の管理の原則)
第13条 個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するものとする。
(個人情報の安全管理対策)
第14条 個人情報保護管理者は、個人情報に関するリスク(個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなど)に対して、必要かつ適切な安全管理対策を講じるものとする。
2 個人情報は、個人情報保護管理者又は当該個人情報の利用を許された者が保管するものとする。
3 個人情報の保存されている機器及びデータは、IDおよびパスワード等適切なアクセス制限を施すものとし､またアクセス記録を取り合理的な期間これを保存する。
第7章 個人情報の利用停止
(自己情報の利用又は提供の拒否)
第15条 本人から自己の情報について利用又は第三者の提供を拒否された場合は、これに応じるものとする。ただし、法令に基づく場合は、この限りでない。
第8章 個人情報の消去・廃棄
(消去・廃棄の手続)
第16条 個人情報の消去及び廃棄は、当該個人情報の利用目的が終了した後、合理的な期間内に、具体的な権限を与えられた者のみが、外部流出等の危険を防止するため、記憶媒体を物理的に破壊するなど適切な方法により、なし得るものとする。
第9章 組織及び体制
(個人情報保護管理者)
第17条 会長は、理事長を個人情報保護管理者として任命し、都水協内における個人情報の管理業務を行わせるものとする。
2 個人情報保護管理者は、会長の指示及び本規程に定めるところに基づき、個人情報保護に関する内部規程の整備、安全対策の実施、周知徹底等の措置を実践する責任を負うものとする。
3 個人情報保護管理者は、管理業務実施のために、補佐する者を任命することができるものとする。
(作業責任者)
第18条 個人情報保護管理者は、個人情報を取扱う作業が行われるに際し、当該作業に係る担当部署の委員長を作業責任者として任命する。
(監査)
第19条 会長は、監事を監査責任者に任命し、都水協内における個人情報の管理が個人情報保護コンプライアンス・プログラムに従い適正に実施れているかにつき定期的に監査を行わせるものとする。
(報告義務)
第20条 個人情報保護コンプライアンス・プログラムに違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した者は、その旨を個人情報保護管理に報告するものとする。
2 個人情報保護管理者は、前項による報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には、遅滞なく、会長に報告し、かつ、関係部門に適切な処置を行うよう指示するものとする。
(苦情及び相談)
第21条 個人情報保護管理者は、相談窓ロを設置し、個人情報及び個人情報保護コンプライアンス・プログラムに関して本人からの苦情及び相談を受け付けて対応するものとする。
第10章 雑則
(見直し)
第22条 会長は、監査報告書などに照らして、適切な個人情報の保護を維持するために、定期的に、本規程の改廃を含む個人情報保護コンプライアンス・プログラムの見直しを、個人情報保護管理者に指示するものとする。
(運用細則)
第23条 個人情報保護管理者は、この規程に定めるもののほか、必要に応じて本規程の運用のために必要な細則等を定めるものとする。
附則
1 本規程は、平成 17 年 10 月 1 日から施行する。 |
